（一）檔案應用以提供複製品為原則；有使用原件之必要者，應於申請時記載其事由。

（二）本署開放申請應用之檔案，以無下列情形之一者為限：

１．有關國家機密者。有關犯罪資料者。

２．有關工商秘密者。

３．有關學識技能檢定及資格審查之資料者。

４．有關人事及薪資資料者。

５．依法令或契約有保密之義務者。

６．其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。

（三）申請人閱覽抄錄檔案應保持檔案資料之完整，如發生下列情形之ㄧ者，承辦人員應停止其閱覽或抄錄，其涉及刑事責任者，移送該管檢察機關偵辦：

１．添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。

２．拆散已裝訂完成之檔案。

３．以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

４．檔案應用申請審核表僅核准將檔案原件或其複製品提供「閱覽」，並未同意「複製」該檔案，申請人私自使用照相(攝影)機等其他相關器材複製其影像。