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檔案應用Q&A問答集

檔案應用Q&A問答集

  • 資料來源:北部分署
  • 更新日期:2015/11/23

一、檔案應用申請書可由網上下載嗎?還是需要申請人親自到海巡署申請呢?
申請人可進入本分署網站/便民資訊/檔案服務,下載檔案應用申請書,填註相關資訊後,書面通訊郵寄或親自持送本分署收發室,本分署將儘速依文書處理流程分發業務承辦單位受理申請。
二、是否提供檔案複製品郵寄服務?
申請人於檔案應用申請書聲明需提供複製品郵寄服務後,業務承辦人將以檔案應用申請審核表函復申請人,說明是否提供複製品,與郵寄服務前所需繳交複製費用及郵資。
三、何謂檔案應用服務?
民眾向行政機關申請閱覽、抄錄或複製檔案及機關提供應用之相關作業及程序,包括檔案應用申請、申請審核及回覆、準備檔案、閱覽抄錄或複製檔案、還卷及檔案應用調查統計等事項。
四、如何查詢所需申請的檔案案件呢?
(一)首先查詢「本分署檔案分類及保存年限區分表」(本分署全球資訊網/檔案應用/檔案應用申請/檔案應用申請須知/附件),據以檢索所需檔案之分類號。
(二)依所檢索之「本分署檔案分類號」至檔案管理局「機關檔案目錄查詢網」(網址:https://near.archives.gov.tw/)查閱所需檔案之相關資訊。
五、申請檔案應用服務還需特別注意什麼事項呢?
(一)檔案應用以提供複製品為原則;有使用原件之必要者,應於申請時記載其事由。
(二)本分署開放申請應用之檔案,以無下列情形之一者為限:
1.有關國家機密者。有關犯罪資料者。
2.有關工商秘密者。
3.有關學識技能檢定及資格審查之資料者。
4.有關人事及薪資資料者。
5.依法令或契約有保密之義務者。
6.其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。
(三)申請人閱覽抄錄檔案應保持檔案資料之完整,如發生下列情形之ㄧ者,承辦人員應停止其閱覽或抄錄,其涉及刑事責任者,移送該管檢察機關偵辦:
1.添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
2.拆散已裝訂完成之檔案。
3.以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
4.檔案應用申請審核表僅核准將檔案原件或其複製品提供「閱覽」,並未同意「複製」該檔案,申請人私自使用照相(攝影)機等其他相關器材複製其影像。
六、申請檔案應用服務需要攜帶什麼資料或證件嗎?
(一)申請人為個人:檢具個人身分證、駕照或護照正本。
(二)申請人為營利事業或機關團體:檢具登記或設立之證明文件,如營利事業登記證或法人登記證(以上證件,可以影本加註具結「與正本相符,如有不實願負法律責任」字句代替正本並簽章)及負責人、代表人或管理人之證明文件:營利事業總機構委由分支機構代為辦理時,仍應提供總機構執照或營利事業登記證影本(具結「與正本相符,如有不實願負法律責任」)及授權書始可受理申請。
(三)授權代理人或受委任之受任人,除前述證件外,應加附下列證明文件:
1.授權書或委任書正本。
2.代理人或受任人身分證、駕照或護照正本。
七、申請檔案應用服務需要何種條件或資格嗎?
一般民眾、營利事業、機關團體或其授權之代理人、委任人均得依本分署檔案應用申請須知規定,填具檔案應用申請書申請本署檔案資料。
八、申請檔案應用服務需要多久的時間呢?
自本分署受理日起(有不合規定或資料不全者7日內補正,自申請人補正之日起算)最遲30日內,以書面通知申請人審核結果。
九、申請檔案應用服務的步驟為何呢?
申請人提出書面申請後,由本分署相關業務承辦人就檔案內容得否提供先予審查,填寫檔案應用申請審核通知函稿及檔案應用申請審核表陳本分署權責長官核定,並將審核結果以書面通知申請人。
十、申請檔案應用服務的收費標準為何?
(一)申請閱覽、抄錄檔案每2小時收費新臺幣20元,不足2小時,以2小時計算。
(二)複製以影印機黑白複印,B4(含)尺寸以下每張收費新臺幣2元,A3尺寸每張收費新臺幣3元。
(三)其餘複製方式收費標準依檔案管理局訂定之檔案複製收費標準表,收取費用。
(四)複製檔案,如另需提供郵寄服務者,其郵遞費用以實支數額計算,每次並加收處理費新臺幣50元。

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