(一)檔案應用以提供複製品為原則;有使用原件之必要者,應於申請時記載其事由。
(二)本分署開放申請應用之檔案,以無下列情形之一者為限:
1、有關國家機密者。
2、有關犯罪資料者。
3、有關工商秘密者。
4、有關學識技能檢定及資格審查之資料者。
5、有關人事及薪資資料者。
6、依法令或契約有保密之義務者。
7、其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。
(三)申請人閱覽抄錄檔案應保持檔案資料之完整,如發生下列情形之一者,承辦人員應停止其閱覽或抄錄,其涉及刑事責任者,移送該管檢察機關偵辦:
1、添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
2、拆散已裝訂完成之檔案。
3、以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
4、檔案應用申請審核表僅核准將檔案原件或其複製品提供「閱覽」,並未同意「複製」該檔案,申請人私自使用照相(攝影)機等其他相關器材複製其影像。