依「檔案法」及「行政院海洋委員會海巡署及所屬機關檔案應用作業要點」等相關規定辦理。

貳、服務事項及例外

一、服務事項：

（一）查詢、閱覽、抄錄及複印本分署檔案，本分署以提供複製品為原則，有使用原件之必要者，應於申請時記載其事由。

（二）應用檔案時，以使用本分署提供之設備為原則；如有使用自備之手提電腦、輔助閱讀器材之必要者，應於申請時載明。

二、例外：

如有「檔案法」第18條所定情形之一者，本分署得拒絕申請。

參、服務對象

一、中華民國國民（不含大陸及港澳地區居民）。

二、本國法人、團體。

三、外國人（含外國法人、團體），以其本國法令未限制中華民國國民請求提供其行政資訊者為限。

肆、服務時間及場所

一、開放時間：
星期一至星期五上午8時至11時30分，下午13時至16時30分；國定、民俗假日及星期例假日均不提供服務。

二、檔案閱覽場所：
東部分署檔案室（地址：台東市興安路二段546號）
電話：（089）224311轉861616

伍、申請程序

申請人應填具「海巡署東部分署檔案應用申請書」（以下簡稱申請書，如附表一），親自持送或以通訊方式送本分署提出申請；申請書若經電子簽章憑證機構認證後，得以電子傳遞方式申請。

陸、受理單位

本分署受理申請書後，由秘書室（文書中心）登入總收文號，分文至檔案室辦理。

柒、受理日期

檔案應用申請書送達之當日（以本分署總收文戳記為憑）。

捌、審核及回覆

一、本分署檢查申請案件是否符合規定，如有不合規定或資料不全者，應通知申請人於7日內補正，不能補正或屆期不補正者，得駁回申請；本分署再依據申請書所載事項，確認其正確性，如有檔號、檔案名稱或檔案內容要旨等相關資料誤繕者，應立即補正。

二、申請案件之准駁，應自受理之日起30日內，以書面（如附表二及其附件）通知申請人；如有補正資料者，審核期限自申請人補正之日起算。

三、申請人以電子傳遞方式申請或於申請書上註明電子傳遞位址者，准駁通知書得以電子傳遞方式為之。

四、申請案件經核准應用者，受理單位應於核准通知中載明提供檔案應用之時間、地點、同意應用之檔案件數及應注意事項。

玖、應用檔案

一、申請人至本分署檔案室閱覽、抄錄或複製檔案時，申請人應出示核准通知書及身分證明文件，並完成登記程序。

二、複製檔案由本分署檔案室專人為之。

三、由檔案室人員陪同進行查詢、閱覽、抄錄、複印本分署檔案。

四、檔案應用人應用檔案時，除本分署檔案室提供之文具及紙張外，其餘之文具及紙張一律禁止使用。

拾、應用簽收

檔案室人員將檔案交付申請人使用時，應請其於檔案應用簽收單（如附表三）上簽收。

拾壹、還卷

一、檔案室人員點收檔案應用人歸還檔案確認無誤後，應於檔案應用簽收單註記還卷，並將一聯交付檔案應用人。

二、檔案室人員應當場檢視歸還檔案之完整性，如有污損、破壞等不當使用情形，檔案室人員應於檔案應用簽收單上記明理由，並請檔案應用人簽名或蓋章；如檔案應用人拒絕簽名或蓋章，應記明其事由。

三、檔案應用人於中午休息時間或於檔案應用完畢後，應立即歸還檔案；次日仍需應用者，應於前日先行歸還之檔案，次日再行應用。檔案室人員應詳實點收，嚴禁檔案應用人將檔案攜出本分署。

拾貳、應用規定

應用檔案應遵守檔案法、本須知及本分署門禁（出示身分證明文件換證、出示核准通知書）等相關規定，並不得有下列行為，違者除依檔案法第26條規定停止應用檔案外，涉及刑事責任者，移送該管檢察機關偵辦：

一、添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。

二、拆散已裝訂完成之檔案。

三、以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

四、飲食、吸菸、嚼食檳榔或口香糖、喧嘩、妨礙他人應用檔案、妨礙公務運作、破壞設備或環境整潔。

拾參、本須知未盡事宜悉依檔案法及相關規定辦理。