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服務須知

東部分署檔案應用服務須知

  • 資料來源:東部分署
  • 更新日期:2018/04/01

壹、依據

依「檔案法」及「行政院海洋委員會海巡署及所屬機關檔案應用作業要點」等相關規定辦理。

 

貳、服務事項及例外

一、服務事項:

(一)查詢、閱覽、抄錄及複印本分署檔案,本分署以提供複製品為原則,有使用原件之必要者,應於申請時記載其事由。

(二)應用檔案時,以使用本分署提供之設備為原則;如有使用自備之手提電腦、輔助閱讀器材之必要者,應於申請時載明。

二、例外:

如有「檔案法」第18條所定情形之一者,本分署得拒絕申請。

 

參、服務對象

一、中華民國國民(不含大陸及港澳地區居民)。

二、本國法人、團體。

三、外國人(含外國法人、團體),以其本國法令未限制中華民國國民請求提供其行政資訊者為限。

 

肆、服務時間及場所

一、開放時間:
星期一至星期五上午8時至11時30分,下午13時至16時30分;國定、民俗假日及星期例假日均不提供服務。

二、檔案閱覽場所:
東部分署檔案室(地址:台東市興安路二段546號)
電話:(089)224311轉861616

 

伍、申請程序

申請人應填具「海巡署東部分署檔案應用申請書」(以下簡稱申請書,如附表一),親自持送或以通訊方式送本分署提出申請;申請書若經電子簽章憑證機構認證後,得以電子傳遞方式申請。

 

陸、受理單位

本分署受理申請書後,由秘書室(文書中心)登入總收文號,分文至檔案室辦理。

 

柒、受理日期

檔案應用申請書送達之當日(以本分署總收文戳記為憑)。

 

捌、審核及回覆

一、本分署檢查申請案件是否符合規定,如有不合規定或資料不全者,應通知申請人於7日內補正,不能補正或屆期不補正者,得駁回申請;本分署再依據申請書所載事項,確認其正確性,如有檔號、檔案名稱或檔案內容要旨等相關資料誤繕者,應立即補正。

二、申請案件之准駁,應自受理之日起30日內,以書面(如附表二及其附件)通知申請人;如有補正資料者,審核期限自申請人補正之日起算。

三、申請人以電子傳遞方式申請或於申請書上註明電子傳遞位址者,准駁通知書得以電子傳遞方式為之。

四、申請案件經核准應用者,受理單位應於核准通知中載明提供檔案應用之時間、地點、同意應用之檔案件數及應注意事項。

 

玖、應用檔案

一、申請人至本分署檔案室閱覽、抄錄或複製檔案時,申請人應出示核准通知書及身分證明文件,並完成登記程序。

二、複製檔案由本分署檔案室專人為之。

三、由檔案室人員陪同進行查詢、閱覽、抄錄、複印本分署檔案。

四、檔案應用人應用檔案時,除本分署檔案室提供之文具及紙張外,其餘之文具及紙張一律禁止使用。

 

拾、應用簽收

檔案室人員將檔案交付申請人使用時,應請其於檔案應用簽收單(如附表三)上簽收。

 

拾壹、還卷

一、檔案室人員點收檔案應用人歸還檔案確認無誤後,應於檔案應用簽收單註記還卷,並將一聯交付檔案應用人。

二、檔案室人員應當場檢視歸還檔案之完整性,如有污損、破壞等不當使用情形,檔案室人員應於檔案應用簽收單上記明理由,並請檔案應用人簽名或蓋章;如檔案應用人拒絕簽名或蓋章,應記明其事由。

三、檔案應用人於中午休息時間或於檔案應用完畢後,應立即歸還檔案;次日仍需應用者,應於前日先行歸還之檔案,次日再行應用。檔案室人員應詳實點收,嚴禁檔案應用人將檔案攜出本局。

 

拾貳、應用規定

應用檔案應遵守檔案法、本須知及本分署門禁(出示身分證明文件換證、出示核准通知書)等相關規定,並不得有下列行為,違者除依檔案法第26條規定停止應用檔案外,涉及刑事責任者,移送該管檢察機關偵辦:

一、添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。

二、拆散已裝訂完成之檔案。

三、以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

四、飲食、吸菸、嚼食檳榔或口香糖、喧嘩、妨礙他人應用檔案、妨礙公務運作、破壞設備或環境整潔。

 

拾參、本須知未盡事宜悉依檔案法及相關規定辦理。

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